Ghi nợ khách hàng không cần sổ tay: hạn mức, ghi chép và thu nợ

Vận hành · 2026-10-17 · 5 phút đọc

Cho khách ghi nợ giúp khách quen quay lại, nhưng cũng làm tiền của cửa hàng bị giữ lại. Cách ghi để không ai quên và không ai vượt hạn mức.

Ghi nợ là khoản phải thu

Ở nhiều cửa hàng, khoản ghi nợ được ghi trong cuốn sổ tay để dưới quầy thu ngân. Cách này chạy được khi chỉ có một thu ngân thuộc lòng mọi khách hàng. Đến khi có thu ngân thứ hai, ca tối, hoặc chi nhánh, cuốn sổ bắt đầu thủng lỗ chỗ: có khoản quên ghi, có khoản đã trả mà chưa gạch.

Về mặt sổ sách, ghi nợ là khoản phải thu. Hàng đã xuất, tồn kho đã giảm, nhưng tiền chưa vào. Nếu khoản ghi nợ không có trong báo cáo tài chính, lợi nhuận trên giấy trông bằng số tiền trong ngăn kéo, trong khi một phần vẫn nằm trong tay khách.

Hạn mức cho từng khách

Trong Lamxo, chỉ khách hàng đã đăng ký mới được ghi nợ, và mỗi khách có hạn mức ghi nợ do bạn đặt. Thu ngân không thể cho ghi nợ vượt quá phần hạn mức còn lại. Khách hết hạn mức phải trả bớt một phần trước khi lấy hàng ghi nợ tiếp.

Một giao dịch có thể thanh toán hỗn hợp, ví dụ một phần tiền mặt và phần còn lại ghi nợ. Mỗi khoản ghi nợ được ghi là khoản phải thu của khách hàng cửa hàng trong báo cáo tài chính, và mỗi lần thanh toán sẽ giảm khoản phải thu đó, nên bạn luôn biết còn bao nhiêu tiền của cửa hàng đang ở bên ngoài.

Thu nợ một cách lịch sự

Thu nợ dễ hơn nhiều nếu bạn đưa ra được chi tiết: ngày, món hàng và số còn lại. Danh sách ghi nợ theo từng khách và báo cáo ghi nợ theo từng cửa hàng được chuẩn bị cho việc này. Hãy cũng đặt một thói quen chung cho mọi thu ngân, ví dụ khoản ghi nợ đến hạn vào mỗi ngày lãnh lương, để khách không cảm thấy bị đối xử khác nhau.

Giới hạn

Lamxo không thu nợ thay bạn và không gửi nhắc nhở tự động cho khách. Dữ liệu của khách còn khoản ghi nợ chưa trả hết không thể xóa cho đến khi khoản ghi nợ được thanh toán xong, vì ghi chép về tiền bắt buộc phải được lưu.